Microsoft Voice – skybasert telefoni for fremtidens arbeidsplass

av | Business

Hvordan Microsoft Voice forvandler kommunikasjon og effektiviserer telefoni i norske organisasjoner

Tradisjonell telefoni er i ferd med å fases ut. Analoge linjer og fysiske sentralbord erstattes av skybaserte løsninger som muliggjør fleksibel og moderne samhandling. I front står Microsoft Voice, en integrert del av Microsoft Teams, som gjør det mulig å bruke Teams som fullverdig telefoniplattform.

Stadig flere norske virksomheter og offentlige etater bytter ut gamle telefonsystemer til fordel for Microsoft Voice, og årsakene er klare: kostnadsbesparelser, bedre tilgjengelighet, høyere sikkerhet og en langt mer sømløs hverdag for både IT og ansatte.

I denne artikkelen ser vi nærmere på hva Microsoft Voice er, hvordan det fungerer, hvilke fordeler det gir – og hva man må være oppmerksom på ved implementering.

Hva er Microsoft Voice?

Microsoft Voice – ofte omtalt som Teams-telefoni eller Teams Phone – er Microsofts løsning for skybasert telefoni integrert i Microsoft Teams. Det betyr at man kan:

  • Motta og ringe vanlige telefonsamtaler direkte fra Teams-appen

  • Bruke samme nummer og grensesnitt uavhengig av om man er på mobil, PC eller nettbrett

  • Samle chat, e-post, videomøter og tale i én og samme plattform

Microsoft Voice benytter seg av enten Microsofts egen teleoperatørtjeneste (Calling Plans), samarbeid med eksterne operatører (Operator Connect), eller tilkobling via Direct Routing.

Hvordan fungerer det i praksis?

For brukeren er opplevelsen enkel: Når du åpner Teams, har du en «Anrop»-fanen hvor du ser kontakter, taster nummer, mottar innkommende samtaler og har samtalehistorikk.

For IT og telefoniansvarlige skjer det mer i kulissene. Man må:

  • Koble organisasjonens telefonnumre til Teams

  • Tildele lisenser og nummer til brukerne

  • Sette opp anropskøer, talemeldinger og viderekobling

  • Velge hvilken metode man bruker til tilkobling (Direct Routing, Operator Connect eller Calling Plan)

Microsoft Voice kan dermed erstatte hele det gamle telefonsystemet – også for kundeservice og kontaktcenter.

Tre måter å koble telefoni til Teams

1. Microsoft Calling Plan

Microsoft er teleoperatør. Brukeren får et telefonnummer fra Microsoft, og all telefoni skjer via Microsofts eget nett.

Fordeler:

  • Enklest å sette opp

  • Ingen ekstern operatør nødvendig

Ulemper:

  • Begrenset tilgjengelig i Norge

  • Ofte dyrere per minutt enn lokale operatører

2. Operator Connect

Microsoft samarbeider med norske teleoperatører som f.eks. Telenor eller Phonero. Du velger operatør direkte i Teams Admin Center, og integrasjonen er ferdig konfigurert.

Fordeler:

  • Enkel tilkobling

  • Lokal support og norske nummer

  • Bedre samtalekvalitet via lokale linjer

3. Direct Routing

Du bruker egen SBC (Session Border Controller) og kobler Teams til din eksisterende teleløsning eller operatør. Krever mer konfigurasjon, men gir maksimal fleksibilitet.

Fordeler:

  • Kan tilpasses kompliserte behov

  • Beholder eksisterende operatør og avtaler

Ulemper:

  • Krever mer teknisk kompetanse

  • Ikke en ferdig «plug and play»-løsning

Fordeler med Microsoft Voice

Ett grensesnitt for alt

Med Microsoft Voice samles all kommunikasjon i Teams: e-post, chat, møter og telefoni. Det gir enklere opplæring, færre systemer å vedlikeholde og mer sømløs samhandling.

Mobilitet og fleksibilitet

Ansatte kan motta og ringe samtaler fra hvor som helst, på hvilken som helst enhet. Det gir fleksibilitet for hjemmekontor, hybridarbeid og feltbaserte stillinger.

Kostnadskontroll

Ved å samle telefoni og samhandling i én lisens får man bedre oversikt og færre systemkostnader. Microsoft Voice eliminerer behov for fysiske telefonsentraler og vedlikehold.

Integrasjon med andre Microsoft 365-verktøy

Tett integrasjon med Outlook, SharePoint, OneDrive og Power BI gjør at data flyter på tvers av verktøyene – og kan brukes til rapportering, analyse og automatisering.

Skalerbarhet

Løsningen kan enkelt skaleres opp eller ned i takt med organisasjonens behov. Nye brukere får tildelt nummer og tilgang på minutter.

Økt sikkerhet

Microsofts plattform følger høye sikkerhetsstandarder og støtter kryptering, tofaktorautentisering og sentral styring av tilgang og data.

Typiske bruksområder

  • Erstatning for fasttelefon på kontoret

  • Integrert telefoni i Microsoft Teams for alle ansatte

  • Mobilløsning for feltarbeidere eller hjemmekontor

  • Telefoni i kontaktcenter og kundeserviceavdelinger

  • Løsning for vakttelefoner, beredskap og fellesnummer

Vanlige funksjoner i Microsoft Voice

  • Nummerpresentasjon

  • Viderekobling og samtidig ringing

  • Talemeldinger med oversettelse til tekst

  • Samtalehistorikk og opptak

  • Samtalegrupper og kølogikk

  • Parkeringsfunksjon for samtaler

  • Eget sentralbordgrensesnitt (f.eks. via tredjepartsløsninger)

Hvordan komme i gang?

1. Kartlegg behov

Hva slags brukere skal ha telefoni? Hvilke lokasjoner gjelder det? Er det behov for sentralbord, kontaktcenter eller spesialfunksjoner?

2. Velg tilkoblingsmetode

Basert på pris, funksjonalitet og teknisk modenhet: Calling Plan, Operator Connect eller Direct Routing?

3. Velg leverandør eller partner

Mange velger å samarbeide med en Microsoft Teams-partner, for eksempel Performance Metrics, for å sikre riktig oppsett og integrasjon.

4. Planlegg utrulling

Sett opp en pilot, test løsningen i en avdeling og rull deretter ut i resten av organisasjonen. Husk opplæring og støtte.

5. Bruk verktøy for administrasjon

Benytter du mange brukere og lokasjoner, bør du vurdere verktøy for DDI Management, lisensstyring og rapportering.

Eksempel på løsning: Performance Metrics og Coherence Voice

Den norske leverandøren Performance Metrics tilbyr en komplett plattform kalt Coherence, som blant annet inneholder:

  • VoiceQ365 for sanntidsanalyse av samtaler og bruksmønster

  • DDI Manager for enkel håndtering av telefonnumre

  • Kontaktcenter-funksjoner integrert i Microsoft Teams

  • Full støtte for Direct Routing og Operator Connect

  • Integrasjon med Power BI for avansert rapportering

Performance Metrics samarbeider med en rekke kommuner og private selskaper, og sørger for at overgangen til Microsoft Voice skjer trygt, effektivt og i tråd med norske krav til datasikkerhet og dokumentasjon.

Utfordringer man bør være oppmerksom på

Selv om Microsoft Voice gir store gevinster, er det ikke uten fallgruver:

  • Ikke alle funksjoner i tradisjonell telefoni er umiddelbart tilgjengelige i Teams

  • Dårlig planlegging kan føre til driftsavbrudd eller brukerfrustrasjon

  • Man bør ha kontroll på lisensbruk og nummeradministrasjon

  • Integrasjon med kontaktcenter eller vaktordninger krever tilpasning

Derfor anbefales det å gjennomføre grundige behovsanalyser og involvere en erfaren partner.

Fremtidens telefoni

Microsoft investerer tungt i videreutvikling av Teams Voice. Vi ser allerede:

  • Økt støtte for nødnumre og geografisk ruting

  • AI-basert talegjenkjenning og samtaleanalyse

  • Tett integrasjon med Dynamics 365 og kontaktcenterverktøy

  • Smart anropsruting basert på tilstedeværelse og kalender

  • Selvbetjeningsportaler for ledere og administratorer

For norske virksomheter som ønsker en fremtidsrettet og fleksibel kommunikasjonsplattform, er Microsoft Voice et solid valg.

Oppsummering

Microsoft Voice gjør det mulig å bruke Microsoft Teams som en komplett telefoniløsning. Ved å samle chat, video og telefoni i én plattform, får norske virksomheter en enklere, mer mobil og kostnadseffektiv hverdag.

Med riktig implementering, integrasjon og partner, kan Microsoft Voice ikke bare erstatte tradisjonell telefoni – men forbedre samhandling, sikkerhet og brukeropplevelse på tvers av hele organisasjonen.

Ønsker du hjelp med utrulling eller administrasjon, kan partnere som Performance Metrics tilby spesialiserte løsninger som kombinerer telefoni, rapportering og governance – skreddersydd til din virksomhet.