Det er kanskje ikke noen stor overraskelse at markedet for ringpermer, papirløsninger og manuelle kartotek har blitt betydelig redusert de siste årene. Digitaliseringen skjer raskt, uansett om det dreier seg om manualer og prosedyrer i fly eller såkalte stoffkartotek i produksjonsbedrifter. Det finnes en mengde fordeler med denne utviklingen, og de aller største fordelene følger med komplett digitalisering – der innholdet ikke bare eksisterer som statiske filer i PDF eller tilsvarende.
Digitalt stoffkartotek som eksempel
Et såkalt stoffkartotek / digitalt stoffkartotek er et godt eksempel på hvordan digitaliseringen gjør det både enklere, effektivere og mer lønnsomt å jobbe med lovpålagte prosesser.
- Bedrifter og virksomheter som enten produserer, pakker, lagrer eller bruker risikofylte kjemikalier har et betydelig ansvar på mange områder. Det stilles krav til stoffkartotek med oversikt, tilgang for de ansatte, opplæring, risikovurderinger og mye mer.
- Med en digitalisert løsning er all nødvendig informasjon, som sikkerhetsdatablader og løsninger for innmelding av avvik, tilgjengelig direkte på mobil eller andre digitale flater. Dessuten er informasjonen alltid oppdatert fra en og samme kilde.
- Å ha et sted for masterdata er svært nyttig, uansett om det gjelder oppdatering av lovpålagte sikkerhetsdatablader, forløpende rapportering eller samkjøring med nettbutikkløsninger – der kundene også skal ha tilgang til sikkerhetsinformasjon og datablader.
Ikke bare kostnadsreduksjon – betydelige oppsider
Mange digitaliseringsprosesser tar utgangspunkt i kostnadsreduksjon, for eksempel i form av redusert tidsbruk og dobbeltarbeid. I tillegg finnes det mange fordeler ved å digitalisere stoffkartotek og tilsvarende:
- Rett informasjon til rett tid på rett sted er kanskje det aller viktigste punktet, med tanke på at det faktisk i noen situasjoner kan dreie seg om liv og helse. Forstyrrelser i driften har selvfølgelig også økonomiske konsekvenser, men liv og helse kommer først.
- Håndtering av farlige kjemikalier og stoffer er per definisjon en lite effektiv prosess, med tanke på sikkerhetstiltak, ekstra utstyr og prosedyrer. Derfor kan også et digitalisert stoffkartotek legge til rette for substitueringer og fullstendig fjerning av noen stoffer – noe som kan bety store summer spart.
- Tett integrasjon med driftssystemer vil dessuten gjøre arbeidet med sikkerhet, HMS, kjemikaliekontroll og stoffkartotek til noe som kan skje i den vanlige daglige driften, det vil igjen både redusere kostnader og gi økt fokus på dette viktige området.
Oppsummert er det viktig å huske på at overgangen fra en støvete ringperm til digitale flater ikke bare handler om å spare plass og gjøre dokumentere lettere tilgjengelige. Det dreier seg om mer dyptgående og innovative forbedringsprosesser i virksomheten.